Prozessarchitektur für Agenturen
Mit einer operativen Architektur von Lead bis Rechnung reduzieren wir Reibung, entlasten die Geschäftsführung und schaffen mehr Kapazität ohne Neueinstellungen.
Typische Realität
Aufträge kommen rein. Aber intern geht Marge verloren.
Das wirkt nach Alltag.
Ist in Wahrheit aber ein struktureller Margenverlust.
Lead
Datenanreicherung, Qualifizierung, CRM-Logik
Angebot
Vorlagen mit Projektlogik, Freigabe, digitale Signatur
Projektstart
Automatische Anlage, Rollen, Aufgaben, Checklisten
Finanzen
Rechnung, Reminder, Mahnlogik, DATEV-Übergabe
Kein Medienbruch. Kein Copy-Paste. Ein durchgängiger Datenfluss.
Das Systemproblem
Was bei kleinen Teams noch informell funktioniert, wird mit Wachstum teuer.
Das Problem ist meist nicht fehlende Leistung. Das Problem ist, dass Sales, Angebot, Projekt und Abrechnung nicht als ein durchgängiges System funktionieren.
Sie geht im Prozess verloren.
Sinkende Marge
Projekte laufen, aber der Overhead frisst den Deckungsbeitrag.
Längere Durchlaufzeiten
Fehlende Infos, unklare Übergaben und Rückfragen verzögern jeden nächsten Schritt.
Überlastetes Team
Mehr Koordination, mehr Nachfassen, mehr Feuerlöschen.
Geschäftsführer als Flaschenhals
Operative Rückfragen landen immer wieder oben, statt Raum für Vertrieb, Führung und Wachstum zu schaffen.
Wenn Übergaben nicht sauber laufen, Angebote liegenbleiben und Informationen ständig neu zusammengetragen werden, entsteht Reibung an jeder Stelle.
Was das konkret kostet
Verlorene Stunden
80–120
verlorene Stunden pro Monat
Die meisten Agenturen sehen diese Kosten nicht direkt. Sie merken sie an sinkender Marge, längeren Durchlaufzeiten und wachsender Unruhe im Team.
Verdeckte Kosten
8.000–15.000 €
pro Monat
Opportunitätskosten
Verlorene Deals durch
langsame Reaktion
Wettbewerber sind schneller
Was wir konkret für Agenturen bauen
Kein Medienbruch. Kein Copy-Paste. Kein „Wer macht das jetzt?".
Sie reagieren schneller als 90 % Ihrer Wettbewerber.
Ihr Team arbeitet strukturiert – nicht improvisiert.
Cashflow wird planbar.
Was sich in der Praxis verändert
Wenn Prozesse sauber verbunden sind, verbessert sich nicht nur die Ordnung, sondern die Wirtschaftlichkeit des gesamten Systems.
30–50 %
schnellere Angebotsprozesse
20–40 %
weniger interne Abstimmung
10–25 %
höhere Abschlussquote durch schnellere Reaktion
deutlich weniger
operative Geschäftsführer-Arbeit
Das Ziel ist nicht „mehr Automatisierung". Das Ziel ist ein System, das Wachstum trägt, ohne ständig neue operative Last zu erzeugen.
Warum wir das so denken
Was viele Agenturen unterschätzen:
Deshalb bauen wir nicht einfach einzelne Automationen. Wir bauen die operative Logik, die Marge schützt und Wachstum stabilisiert.
Die meisten Agenturen haben bereits genug Tools. CRM, Slack, Notion, Angebotssoftware, Projekttools, Buchhaltung.
Das Problem ist selten der fehlende Software-Stack. Das Problem ist, dass die Systeme nicht sauber miteinander arbeiten.
Wir schaffen eine klare Struktur, in der Daten, Status und Verantwortlichkeiten logisch verbunden sind.
Für wen das passt
Nicht geeignet für
So starten wir
Ehrliche Einschätzung
Kein Standard-Verkaufsgespräch. Sondern eine ehrliche Einschätzung, wo Ihre Agentur heute Marge, Geschwindigkeit und Kapazität verliert.
Wir analysieren gemeinsam:
Zwischen Sales, Angebot, Projekt und Abrechnung.
Wir verfolgen den Ablauf vom Lead bis zum ersten Projektmeilenstein.
Wir identifizieren Rückläufer, Eskalationen und manuelle Freigaben.
Wir prüfen konkrete Quick Wins in Sales, Onboarding und Finanzen.
Wir rechnen auf Basis Ihrer Durchlaufzeiten, Teamkosten und Reibungsverluste.
Wir zeigen, wo heute Brüche entstehen — und was sie kosten.
Sie erhalten eine klare, belastbare Einschätzung.
Keine Spielerei. Kein Tool-Pitch. Sondern einen klaren Blick auf Ihre operativen Hebel.
Das Ergebnis
Keine zusätzlichen Tools. Keine weiteren Excel-Workarounds. Keine operative Improvisation zwischen Sales, Projekt und Abrechnung. Sondern klare Prozesslogik, die Übergaben, Status und Verantwortlichkeiten sauber verbindet.
